Un rôle essentiel :
Il constitue l’intermédiaire entre les membres du groupe et, d’une part l’agriculteur, d’autre part le bureau de l’association.
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Avec l’agriculteur :
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à chaque début de saison il se met d’accord avec lui sur le nombre de paniers
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Il lui transmet les paiements des adhérents
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Il s’assure du bon fonctionnement des distributions
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Avec le bureau de l’association : il l’informe des problèmes éventuels, des propositions à discuter en CA etc..
Une responsabilité à assumer :
La présence du référent au moment des distributions permet un bon suivi à la fois pour le producteur et pour l’association mais sa présence n’est pas impérative.
Le travail administratif ne prend un peu de temps qu’à deux moments de l’année, ceux de la mise en route des saisons.
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A l’approche de chaque saison, en mai et en octobre, il s’agit de
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Faire tirer des contrats
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Être présent pour expliquer ce qu’est l’association, faire remplir les contrats, ramasser les chèques.
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Les adhérents payent en 1 fois, 3 fois ou 6 fois, il faut donc répartir les chèques par mois jusqu’à la fin de la saison et les remettre chaque mois à Ludovic.
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Établir une feuille pour l’émargement et une feuille pour les permanences
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Noter pour chaque adhérent le nom de la banque et les numéros de chèques
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En janvier :
Établir une liste pour les adhésions et ré-adhésions à l’association et veiller à ce que chacun paie sa cotisation.
Une responsabilité à partager
L’idéal pour un bon fonctionnement c’est qu’il y ait deux référents qui partagent le travail administratif, qui soient connus de tous et à qui tous (adhérents, producteur, CA) peuvent s’adresser. Ces deux responsables reconnus doivent pourtant être épaulés par une ou deux personnes qui, moins disponibles, peuvent aider aux moments importants, ou en cas d’absence des référents, et peuvent assurer une présence tournante aux distributions.